E-Mails: Hat der Arbeitgeber Zugriff auf das Postfach der Mitarbeiter?

E-Mail Postfach

Spätestens zur Urlaubszeit, aber auch bei längerer Krankheit eines Mitarbeiters, stellt sich in vielen Unternehmen ein Problem: der Mitarbeiter ist nicht da und es soll kontrolliert werden, ob während der Abwesenheit dringende Mails auf dem E-Mail-Postfach des Mitarbeiters eingegangen sind.

Ob ein Zugriff auf das Postfach erfolgen darf, und wenn ja, unter welchen Voraussetzungen, soll im Folgenden dargelegt werden.
Wie so oft im rechtlichen Bereich ist die Zulässigkeit eines Zugriffs in Abwesenheit des Mitarbeiters nicht pauschal beantwortbar.

Folgende Faktoren spielen zur Beurteilung eine Rolle:

  • Erlaubte Privatnutzung des Accounts
  • Möglichkeit der Trennung der dienstlichen und privaten Mails
  • Vorliegen von Vertretungsregelungen
  • Vorliegen von Einwilligungen des Mitarbeiters

Fallgruppe 1: keine Privatnutzung des E-Mail Postfaches durch den Mitarbeiter gestattet

Ist dem Mitarbeiter eine private Nutzung des dienstlichen E-Mail Postfaches untersagt, so darf der Arbeitgeber grundsätzlich auf dienstliche Mails zugreifen. Die Mitarbeiter sollen zwar angehalten werden, in Abwesenheit eine Weiterleitung der E-Mails an Vertreter vorzunehmen, dies ist aber keine zwingende Voraussetzung um seitens des Arbeitgebers auf das Postfach zugreifen zu können.

Fallgruppe 2: es wurde keine Regelung über die private Nutzung getroffen

Wurde weder im Arbeitsvertrag noch durch Betriebsvereinbarung eine private Nutzung der E-Mails geregelt, so ist eine private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse zuerst einmal nicht gestattet. Hier gelten dann die gleichen Grundsätze wie bei Fallgruppe 1.

Anders kann dies zu beurteilen sein, wenn die Mittarbeiter trotz fehlender Erlaubnis ihr E-Mail Postfach auch privat nutzen, der Arbeitgeber hiervon Kenntnis hat und nicht dagegen vorgeht.
Dann ist dieser Fall zu behandeln wie die ausdrückliche Erlaubnis der privaten E-Mail-Nutzung in Fallgruppe 3.

Fallgruppe 3: private E-Mail-Nutzung erlaubt

Ist dem Mitarbeiter eine private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts erlaubt, so stellt dies den Arbeitgeber vor Probleme:

Der Arbeitgeber darf private E-Mails nicht verarbeiten. Zum Verarbeiten zählt das Lesen, das Speichern und auch das Archivieren oder Sichern im Rahmen eines Backup-Konzeptes.
Wenn es dem Arbeitgeber nicht möglich ist, eine sichere Trennung zwischen dienstlichen und privaten E-Mails vorzunehmen, dann darf in Abwesenheit des Mitarbeiters nicht auf dessen Postfach zugegriffen werden. Dies geht so weit, dass auch nicht auf Logfiles zugegriffen werden darf, da hier neben dem Empfänger und Absender auch der Betreff geloggt werden kann.

Was kann der Arbeitgeber in diesen Fällen tun?

Ist ein Verbot der privaten Nutzung arbeitsrechtlich nicht möglich, kann für die Zukunft an-geordnet werden, dass private E-Mails im Betreff als solche ausdrücklich gekennzeichnet werden und in unterschiedliche Ordner verschoben werden. Dadurch können für die Archivierung oder das Backup diese E-Mails herausgefiltert werden.

Zudem ist mit den Arbeitnehmern eine Vertreterregelung abzuschließen. Hierin muss geregelt sein, wer in Abwesenheit Zugriff auf das Postfach hat und an wen in Abwesenheit E-Mails weitergeleitet werden können. Häufig wird dies ein Kollege sein und der Zugriiff nur unter zusätzlicher Zuziehung eines Betriebsratsmitglieds oder des Datenschutzbeauftragten gestattet sein.

Des Weiteren kann eine Einwilligung des Mitarbeiters eingeholt werden. Willigt der Mitarbeiter ein, dass während seiner Abwesenheit auf sein Postfach zugegriffen werden kann, so hilft dies über das datenschutzrechtliche Verbot hinweg.

Ein weiteres Problem bei gestatteter Privatnutzung ist die Verletzung des Fernmeldegeheimnisses gem. § 88 TKG. Es gibt Stimmen, die auch eine Einwilligung des Arbeitnehmers nicht ausreichen lassen wollen, da diese nur datenschutzrechtlich greift, die Verletzung des Fern-meldegeheimnisses vor allem in Bezug auf die weitere an der Konversation teilnehmende Person bestehen bleibt.

Folgerungen für Unternehmen:
Ist den Mitarbeitern eine private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts gestattet, so ist bei einem beabsichtigten Zugriff in Abwesenheit des Mitarbeiters Vorsicht geboten.
Zwar lassen sich mit Vertreterregelungen und Einwilligungen einige datenschutzrechtliche Probleme umgehen – gerade in Bezug auf die Archivierung, das Backup und auch die Einstellungen von Spamfiltern treten erhebliche rechtliche Probleme auch in Bezug auf das Fernmeldegeheimnis auf.

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RAin Michaela Berger

Über RAin Michaela Berger

Rechtsanwältin und Fachanwältin für IT-Recht Michaela Berger hat ihren anwaltlichen Tätigkeitsschwerpunkt im IT-Recht und im Datenschutzrecht. Als Marketingchefin bei RDP ist sie auch für dieses Blog verantwortlich und bloggt über die rechtlichen Aspekte von Themen wie SEO, Online-Marketing oder social networks.