Freiberufler

Als „Freiberufler“ werden gemeinhin die Mitglieder der freien Berufe bezeichnet, die nicht der  Gewerbeordnung unterliegen. Eine Definition findet sich in § 18 EStG, wonach Freiberufler in selbständiger Tätigkeit wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten ausüben. Somit fallen unter Freiberufler z.B. Ingenieure, Ärzte, Juristen, Designer, Fotografen, Journalisten usw.

Freiberufler haben eine Vielzahl an organisatorischen und strategischen Herausforderungen zu meistern. Neben dem Vermarkten der eigenen Dienstleistung müssen sie auch Verträge richtig gestalten und in Sachen Steuern einiges mehr beachten als etwa ein Arbeitnehmer. Doch das Dasein als Freiberufler hat auch eine Vielzahl an Vorzügen. Um in den Genuss dieser Vorteile zu kommen und als Freiberufler erfolgreich durchstarten zu können, sollte man sich mit einigen wichtigen Punkten vertraut machen. Im folgenden wird vor allem auf die Gruppe der Kreativen und Künstler eingegangen, die Grundsätze sind aber für jegliche freiberufliche Betätigung anwendbar.

1. Versicherungsschutz für Freiberufler

Einer der wichtigsten Punkte, über die man sich im Vorfeld der Freiberuflerschaft Gedanken machen sollte, ist die Frage nach einem geeigneten Versicherungsschutz als Freiberufler. Hierzu sollte man sich zunächst darüber im Klaren werden, dass man sich als hauptberuflicher Freiberufler selbst kranken- und rentenversichern muss. Bei der Wahl der Krankenversicherung steht es den künstlerisch tätigen Freiberuflern frei, ob sie sich privat krankenversichern, der gesetzlichen Versicherung oder aber der Künstlersozialkasse anschließen.

Die Künstlersozialkasse, kurz KSK, bietet für Freiberufler zahlreiche Vorteile. Jedoch steht der Weg zur KSK nur den publizistisch oder künstlerisch Tätigen offen. Gemeint sind also etwa Musiker, Schriftsteller, Designer oder Journalisten. Die Vorzüge der KSK liegen darin, dass sie für Künstler und Publizisten den Zugang zur gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung ermöglicht, wobei der Freiberufler selbst nur den Arbeitnehmerbeitrag zahlt, aber einen vollen Leistungsanspruch erfährt.

Neben einem umfassenden Sozialversicherungsschutz sollte natürlich auch eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen und über die Möglichkeit einer zusätzlichen privaten Altersvorsorge nachgedacht werden.

Ein weiterer Vorbereitungsschritt in Richtung Freiberufler-Dasein sollte in der Errichtung eines Geschäftskontos liegen. Zwar führen Freiberufler kein Handelsgewerbe und sind damit per Definition auch keine Kaufleute. Doch wie jeder Unternehmer so sollte auch der freiberuflich Tätige stets Privat- und Geschäftsvermögen strickt trennen. Daher empfiehlt es sich möglichst früh ein entsprechendes Geschäftskonto zu eröffnen.

Je nach Art der freiberuflichen Tätigkeit sollte auch berücksichtigt werden, dass bestimmte freie Berufe eine Mitgliedschaft in einer berufsständischen Kammern - oder Standeskammern erfordern. Die gilt beispielsweise für Ärzte, Rechtsanwälte, Notare oder Apotheker.

2. Steuerrechtliche Aspekte, Gesellschaftsform

Sind die grundlegenden Fragen zu den Versicherungsmöglichkeiten erst einmal geklärt, sollte in einem nächsten Schritt überlegt werden, in welcher Rechtsform man als Freiberufler auftreten möchte. Grundsätzlich steht es dem Freiberufler frei, ob er als Einzelunternehmer, GmbH, GbR, OHG, KG oder Partnerschaftsgesellschaft auftritt.

Bei der richtigen Rechtsformwahl sollten in erster Linie steuerrechtliche Vor- und Nachteile sowie Haftungsrisiken beachten werden. Aber auch den jeweiligen Gründungsvoraussetzungen sollte hinreichend Aufmerksamkeit geschenkt werden. Beispielsweise ist für die Gründung einer GmbH eine gewisse Kapitalstärke notwendig. Zwar muss das Mindeststammkapital einer GmbH von 25.000 EUR nicht sofort aufgebracht werden, jedoch sollten die mit der Gründung zusätzlich anfallenden Kosten nicht unterschätzt werden. Neben den Notarkosten fallen etwa auch Gebühren für die Anmeldung zum Handelsregister und Kosten für die Bekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger an.

Gerade im Zusammenhang mit dem Steuerrecht sollten Freiberufler sich über folgende Aspekte bewusst sein:

Ein Vorteil der Freiberuflerschaft ist unter anderem, dass Freiberufler keine Gewerbesteuer entrichten müssen. Jedoch müssen sie – wie jeder andere Steuerpflichtige auch – eine Steuer auf ihr Einkommen leisten. Neben der hierzu erforderlichen  Einkommenssteuererklärung müssen viele Freiberufler aber auch eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Das bedeutet, dass schon während des Praktizierens ggf. entsprechende Umsatzsteuer-Vorauszahlungen geleistet werden müssen.

Die zu zahlende Einkommenssteuer errechnet sich nach dem erzielten Gewinn. Der Gewinn wiederum wird im Wege der Einnahmen-Überschussrechnung berechnet. Hierfür ist eine extra Anlage, die sog. EÜR-Anlage, der Steuererklärung beizufügen.

Der Gewinn eines Freiberuflers ermittelt sich grundsätzlich durch die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben.

Bei der Erfassung der Einnahmen sollte etwa darauf geachtet werden, dass neben den klassischen Honoraren auch weitere Einnahmequellen anzugeben sind. Veräußert beispielsweise ein Fotograf seine Kamera, ist der erzielte Erlös unter Umständen auch in den Einnahmen anzugeben. Gerade bei Veräußerungsgeschäften sollte darauf geachtet werden, dass diesen realistische Verkaufspreise zugrunde gelegt werden. Ebenso ist die private Nutzung des Firmenwagen oder des Firmentelefons als Einnahme zu verbuchen.

Bezüglich der Ausgabenseite gibt es auch einige Punkte, die beachtet werden sollten. Zum Beispiel darf der eigene Lohn nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden. Wird also vom Gewinn „Lohn“ entnommen, darf sich das nicht gewinnmindernd auswirken. Hingegen dürfen Lohnzahlung an Angestellten selbstverständlich als Betriebsausgabe vermerkt werden. In den meisten Fällen können Freiberufler als weiteren Abzug eine Betriebsausgabenpauschale geltend machen. Ferner dürfen auch betrieblich veranlasste Fahrtkosten, Geschenke und angemessene Bewirtungskosten bis zu 70 % als Abzug verbucht werden. Auch Reisekosten, soweit sie betrieblich veranlasst sind, können gewinnmindernd angeführt werden. Sofern Büroräume oder Arbeitszimmer im privaten Wohnhaus für die Tätigkeit genutzt werden, können auch diese in gewissem Ausmaß und unter bestimmten Voraussetzungen geltend gemacht werden. Werden Anschaffungen getätigt, wie beispielsweise der Kauf einer neuen Kamera für den Fotografen, können diese in der Regel auf eine bestimmte Zeit abgeschrieben werden.

Ganz allgemein gesprochen sollten Freiberufler unbedingt eines besonders beachten: Auch wenn Freiberufler nicht dazu verpflichtet sind, eine Buchhaltung zu führen, sollten dennoch penibel darauf geachtet werden, dass sämtliche Rechnungen und Belege aufbewahrt werden. Denn auch Freiberufler müssen damit rechnen, dass nach den Regeln der steuerrechtlichen Abgabenordnung (AO) eine Betriebsprüfung durchgeführt wird.

Ferner sind Freiberufler noch auf die sog. Gefahr der „Infektion“ hinzuweisen. Werden etwa mit dem Verkauf von Produkten Gewinne erzielt, besteht die Gefahr die freiberufliche Tätigkeit gewerblich zu „infizieren“. Folge dieser „Infektion“ ist, dass der Freiberufler-Status entfällt, man sodann als Gewerblicher eingestuft wird und damit auch gewerbesteuerpflichtig wird.

3. Markenschutz

Neben den Überlegungen zur passenden Rechtform gibt es noch weitere rechtliche Aspekte die schon im Vorfeld der freiberuflichen Tätigkeit angedacht werden sollten. Gerade bei Freiberuflern, deren Tätigkeit von der eigenen Kreativität geprägt ist, sollte möglichst frühzeitig überlegt werden, ob und inwiefern Schutzrechte geschaffen werden sollten. Gibt es vielleicht schon Begriffe, Namen oder Logos, mit denen später auf dem Markt aufgetreten werden soll oder die als Wiedererkennungszeichen verwendet werden sollen? In diesem Fall bietet das Markenrecht effektive Möglichkeiten Schutzrechte zu schaffen, etwa durch Anmeldung und Eintragung einer Marke ins Markenregister. Eventuell gibt es auch schon die Idee für ein Produkt- oder Verpackungsdesign, das mit einem Geschmacksmuster geschützt werden sollte. Hier ist für das Design ein ähnlicher Schutz möglich, wie das Markenrecht ihn für Marken bietet.

Eine Marke ist der geschützte Name eines Produkts oder einer Dienstleistung. Mit ihr werden Werbemaßnahmen, Qualitätsbemühungen, der Service und letztendlich alles, was den guten Ruf des Produkts oder der Dienstleistung ausmacht, gesichert. Marken können etwa aus Worten und Wortzeichen (z.B. McDonalds), aus bloßen Buchstaben (z.B. BMW) oder auch aus Zahlen (z.B. 4711) sowie aus Kombinationen aus vorstehenden bestehen. Darüber hinaus können auch Grafiken als Marken geschützt werden. Ferner sind grundsätzlich auch Farben und Töne als Marken geeignet. Wichtig für Marken ist insbesondere, dass sie einfach zu erfassen und nicht typisch für eine Produkt- oder Dienstleistungsart sind. Sie müssen individuell sein, dürfen nicht nur beschreibend sein. Eine potentielle Marke muss vor allem unterscheidungskräftig sein. Denn nicht jeder beliebige Begriff und nicht jedes Zeichen kann als Marke geschützt werden.

Hat man ein unterscheidungskräftiges und individuelles Zeichen für sich gefunden, gibt es verschiedene Möglichkeiten, es als Marke schützen zu lassen. Je nach dem, wie weit der Schutzumfang der Marke gehen soll, kann eine nationale Marke, eine Gemeinschaftsmarke oder eine internationale Marke gewählt werden. Egal, welche dieser Arten gewählt wird, entscheidend ist in jedem Fall eine umfassende und lückenlose Markenrecherche im Vorfeld der Anmeldung.

Markenrecherche bedeutet, dass genauestens geprüft werden muss, ob die eigene neue Wunschmarke eventuell die Rechte einer anderen, bereits geschützten Marke verletzen könnte. Nachlässigkeiten im Rahmen einer solchen Recherche enden nicht selten in teuren Rechtsstreitigkeiten. Da es auf dem Weg zu einer erfolgreichen Marke neben der lückenlosen Markenrecherche weitere Feinheiten zu beachten gilt, etwa beim Anmeldeverfahren, empfiehlt es sich auch bezüglich der markenrechtlichen Aspekte auf einen Spezialisten zurück zu greifen. Ein im Markenrecht spezialisierter Rechtsanwalt kann darüber hinaus auch die nötige Hilfestellung geben, inwieweit fremde, bereits bekannte Marken genutzt werden dürfen. Denn auch bei der Verwendung von fremden Marken ist Vorsicht geboten. Inwieweit beispielsweise die Logos von namhaften Fremdmarken auf der eigenen Webseite eingebunden werden dürfen oder bis zu welchem Grad Namensrechte bei der Auswahl einer Domain zu beachten sind, kann ein Experte für Markenrecht erläutern.

4. IT-Recht und Datenschutz

IT-Sicherheit:

Ebenso wie große Unternehmen kann auch ein Freiberufler auf die Nutzung von Informationstechnologie kaum mehr verzichten. Denn schon bei so einfachen Vorgängen wie dem Speichern von Kunden- und Lieferantendaten auf dem Rechner wird auf die moderne IT-Technik zurückgegriffen. Darüber hinaus basieren noch viele weitere Arbeits- und Geschäftsprozess auf IT-Technologie. Der Nutzen der Technik ist enorm groß. Jedoch sollte man sie neben den vielen Vorzügen auch über die Pflichten bewussten sein, die durch den Einsatz der IT-Technik für einen Freiberufler entstehen.

Einer der wichtigsten Grundsätze ist der vertrauenswürdige Umgang mit Kunden- und Lieferanteninformationen sowie die Gewährleistung der Sicherheit der gesammelten Daten. Denn viele Kunden, Klienten und Geschäftspartner vertrauen Ihnen sensible Daten an, die entsprechend geschützt werden müssen. Die Verpflichtungen, die dem Freiberufler in Bezug auf Daten- und IT-Sicherheitobliegen, werden in den einzelnen Gesetzen konkret genannt. Beispielsweise sieht das Strafgesetzbuch (StGB) für einzelne Freiberufler-Gruppen Sonderregeln vor, wonach keinesfalls vertrauliche Daten von Mandanten und Patienten an Dritte weitergegeben oder veröffentlicht werden dürfen, sofern keine ausdrückliche Erlaubnis dafür vorliegt. Darüber hinaus finden sich im Telekommunikationsgesetz (TKG) und dem Datenschutzgesetz (BDSG) weitere Vorgaben, die beim Umgang mit Daten, insbesondere wenn Verbrauchschutzbelange tangiert werden, zu beachten sind.

Auch wenn es überzogen wäre, für Freiberufler strenge Compliance-Richtlinien zu schaffen, so lohnt es sich doch, sich wenigstens mit den wichtigsten Grundsätzen vertraut zu machen. Denn schon beim ersten Angestellten können sich z.B. Probleme ergeben, wenn dieser private E-Mails auf dem Firmenrechner speichert oder ungehindert wichtige Kundendaten in Cloud-Diensten wie z.B. Dropbox oder Evernote speichert.

Entsprechende Vorkehrungen müssen aber nicht nur hinsichtlich der Datenverwaltung, sondern auch hinsichtlich der Datensicherung getroffen werden.

Wichtig ist hier vor allem, dass regelmäßige und nachvollziehbare Backups (Datensicherung) durchgeführt werden. Dabei geht es nicht nur darum, die Daten für die eigene Nutzung regelmäßig zu speichern, umbei einemDatenverlust auf Sicherungskopien zugreifen zu können. Gemeint ist vor allem auch, dass die Speicherungen sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff gesichert werden. Denn gerade bei sensiblen Daten kommt es nicht selten zum Datenmissbrauch. Es kann also sinnvoll sein, zwei räumlich voneinander getrennte Datensicherungen aufzubewahren. Darüber hinaus ist es ebenso wichtig, auf einen umfassenden und zulässigen Virenschutz zu achten, der ebenfalls regelmäßig aktualisiert werden sollte. Passwörter sollten gleichsam sicher aufbewahrt und regelmäßig geändert werden.

Um allen Anforderungen gerecht werden zu können, empfiehlt es sich, sich ein entsprechendes IT- und Datenschutzkonzept sowie einen IT-Notfallplan anzulegen. Insbesondere mit Hilfe eines Notfallplans soll sichergestellt werden, dass Geschäftsprozesse auch dann weiterlaufen, wenn das System zusammengebrochen oder nur noch eingeschränkt nutzbar ist.

Webseite

Da die IT-Sicherheit nur ein Teil des gesamten IT-Recht ist, wird im Nachfolgenden auf weitere wichtige Punkte in diesem Bereich hingewiesen und insbesondere Wissenswertes rund um die eigene Webseite genauer beleuchtet:

Viele Freiberufler, ganz egal, welcher Branche sie angehören, setzen inzwischen auf das Internet als großen Bestandteil des Marketingkonzeptes. Von potentiellen Kunden oder neuen Geschäftspartner über die Suchmaschinen gefunden zu werden rückt immer mehr in den Fokus der Marketingbemühungen. Daher richten sich die meisten Freiberufler eine eigene Webseite ein. Doch auch hinsichtlich der eigenen Internetpräsenz gibt es einige Aspekte, die beachtet werden sollten.

Schon bei der ersten Überlegung, nämlich bei der Suche nach einem passenden Domainnamen, sollte berücksichtigt werden, dass der Name der Domain beispielsweise keine Markenrechte verletzen darf und wettbewerbsrechtliche Standards einzuhalten hat. Denn bei Nichtbeachtung fremder Rechte droht nicht selten eine kostspielige Abmahnung, mit der Folge, dass die Domain nicht weiter verwendet werden darf. Hat man eine passende freie Domain gefunden, sollte diese bei der DENIC, der zentralen Registrierungsstelle für alle Domains unterhalb der Top Level Domain .de, angemeldet und registriert werden. Wie auch im Markenrecht gilt bei Domains das „first come first serve“-Prinzip. Der Name, der zeitlich zuerst bei der DENIC angemeldet wurde, genießt Priorität gegenüber der zeitlich nachfolgenden Anmeldung.

Ferner müssen auch Freiberufler auf eine rechtssichere Webseite achten. Das bedeutet beispielsweise, dass auch Freiberufler ein vollständiges Impressum auf ihrer Webseite einbinden müssen. Denn jeder Freiberufler und Selbstständige, der eine Webseite betreibt, unterliegt der Kennzeichnungspflicht, das heißt, er ist zur Vorhaltung eines Impressumsverpflichtet. Auch hier lautet die Folge im Falle eines Verstoßes: Abmahnung. Ein fehlendes oder fehlerhaftes Impressum ist einer der häufigsten Gründe, warum Mitbewerber eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung aussprechen. Dadurch entstehen unnötige Kosten, die sich bei einer entsprechenden Vorbereitung vermeiden lassen.

Des Weiteren sollte im Rahmen der eigenen Webseite auch auf Schutzrechte Dritter geachtet werden. Gemeint sind insbesondere Urheberrechte an Texten, Bildern und Musikstücken. Es dürfen nicht beliebig fremde Texte, an denen keine Nutzungsrechte bestehen, auf der Homepage eingebunden werden. Besonders häufig passieren Rechtsverletzungen aber im Bereich von Fotos und Lichtbildern. Von Fotos, die man nicht selbst aufgenommen hat und vielleicht irgendwo im Internet gefunden hat und diese gerne auf der eigenen Webseite hätte, sollte man die „Finger lassen“. Denn in dem Moment, in dem das fremde Foto unerlaubt auf die Webseite eingebunden wird, begeht man eine Rechtsverletzung, die ebenfalls abgemahnt werden kann. Um die Homepage gestalterisch aufzuwerten, muss man aber keinesfalls gänzlich auf Fotos verzichten. Denn für solche Fälle gibt es spezielle Online-Fotoportale (z.B. fotolia.de, iStock.com, etc.), über die man gegen eine Lizenzgebühr das Nutzungsrecht an dem gewünschten, professionellen Foto erwerben und es sodann unter Beachtung der jeweiligen Nutzungsbedingungen auf der eigenen Webseite einpflegen darf.

Die eben angesprochenen Hinweise, was bei einem Internetauftritt alles zu beachten ist, sind jedoch nicht abschließend. Um in Sachen Webseite wirklich auf „Nummer sicher zu gehen“, empfiehlt es sich auch hier entsprechenden Rat von einem auf das IT-Recht spezialisierten Rechtsanwalt einzuholen.

5. Vertragsrechtliche Aspekte

Steht die eigene Webseite und die ersten Auftraggeber melden sich, kann es richtig losgehen. Doch auch an dieser Stelle des Weges zum erfolgreichen Freiberufler sollten einige Dinge beachtet werden.

Häufig werden Freiberufler durch eine mündliche Absprache von ihrem Auftraggeber beauftragt. Ein kurzes Telefonat über das Wann, Wo und zu welchem Preis und schon kann der Freiberufler loslegen – kann er, sollte er aber nicht. Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Rahmenbedingungen des Vertrages stets schriftlich festgehalten (ggf. schriftlich bestätigt) werden. Zu Beginn einer Geschäftsbeziehung gehen die Parteien natürlich regelmäßig davon aus, dass schon alles „nach Plan laufen“ wird. Doch die Praxis zeichnet leider ein anderes Bild. Nicht selten kommt es zu Streitigkeiten und meistens liegt die Ursache für die Divergenz darin, dass kaum Vereinbarungen getroffen werden und diese fast nie schriftlich festgehalten wurden. Daher sollte vor „Arbeitsbeginn“ stets eine Mindest-Rahmenvereinbarung mit folgenden Punkten schriftlich abgeschlossen: Welche Leistung in welcher Form ist zu erbringen? Wann soll die Leistung erbracht werden? Wie soll die Leistung honoriert werden? Was geschieht bei unpünktlicher oder frühzeitiger Fertigstellung? Wurde ein Ausfallhonorar vereinbart? Was fällt unter den Begriff Gewährleistung? In welchem Umfang darf der Kunde kostenlos Änderungen wünschen, und welche Änderungen sind nicht mehr vom ursprünglichen Angebot umfasst?

FAZIT

Die Tätigkeit als Freiberufler bietet viele Möglichkeiten und Vorteile. Wer als Freiberufler durchstarten möchte, muss sich zum einen nicht mit dem Gewerbeamt auseinandersetzen, mit der Folge, dass eine Menge Papierkram wegfällt. Aber auch die steuerlichen Vorteile und vor allem der Umstand, dass man sich als Freiberufler trotz etwaiger Abgabefristen im Wesentlichen seine Zeit frei einteilen kann und keinen Chef über sich hat, sind wesentliche Vorzüge dieser Berufsgruppe. Doch trotz aller Vorteile sollte man nicht völlig unbedacht und unüberlegt als Freiberufler „loslegen“. Denn einer gewissen Vorbereitung bedarf es auch als Freiberufler. Daher empfiehlt es sich insbesondere bezüglich der angesprochenen rechtlichen und steuerrechtlichen Aspekte rechtzeitig professionellen Rat einzuholen, damit dem Erfolg als Freiberufler nichts mehr im Weg steht.