Spätestens seit der Corona-Pandemie wird ein papierloses Arbeiten in jedem Unternehmen immer relevanter. Viele Mitarbeiter befinden sich mehr und mehr im Homeoffice aber auch unterschiedliche Standorte können einen Vertragsschluss auf Papier erschweren. Verträge daher direkt elektronisch zu unterzeichnen ist mittlerweile häufig einfach effizienter.

Ein Digitalisierungskonzept in Unternehmen wird sich somit früher oder später mit der Möglichkeit elektronischer Signaturen auseinandersetzen müssen.

Die Arten der elektronischen Signatur
Zunächst muss man sich über die verschiedenen Arten der elektronischen Signatur im Klaren sein. Elektronische Signaturen können unterschiedliche Zwecke verfolgen. Oftmals wird es sich um die Identitätsfeststellung und Fragen der Nachvollziehbarkeit und Beweisbarkeit einer Unterschrift drehen. In anderen Fällen muss die elektronische Signatur rechtswirksam eine manuelle Unterschrift ersetzen können.

a.    Die (einfache) elektronische Signatur Art. 3 Nr. 10 eIDAS - VO
Die einfachste Art der elektronischen Signatur ist die einfache elektronische Signatur. Hierunter versteht man Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS – VO). Weitgefasst kann hierunter auch ein Name unter einer E-Mail oder eine eingescannte Unterschrift fallen. Liegt der Vertrag unter keinem Formzwang ist auch diese Art der Signatur rechtsverbindlich. Da diese Signatur aber insbesondere keinen Identitätsnachweis des „Unterzeichnenden“ bietet, sollten hier intern stehts die Risiken abgewogen werden. Auch wird die Schriftform nicht ersetzt.

b.    Die fortgeschrittene elektronische Signatur Art. 3 Nr. 11 iVm Art. 26
Diese Art der Signatur muss eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden, die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und sie muss unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt worden sein, die der Unterzeichner mit hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann. Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, sodass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann (Art. 3 Nr. 11 iVm Art. 26). In der Praxis kann dies durch biometrische Erkennungsmerkmale oder eine Zwei-Faktor Authentifizierung umgesetzt werden. Mit dieser Signaturart kann bereits ein sichererer Identitätsnachweis geführt werden. Die Signaturerstellungsdaten müssen außerdem mit hinreichender Sicherheit unter alleiniger Kontrolle des Unterzeichnenden stehen, um Schutz vor Manipulationen zu bieten. Wichtig ist aber auch hier, dass auch die fortgeschrittene elektronische Signatur nicht dem Schriftformerfordernis aus dem BGB entspricht. Daher kann sie in Fällen in denen Verträge unter dem Formzwang des § 126 BGB fallen nicht eingesetzt werden.

c.    Die qualifizierte elektronische Signatur Art. 3 Nr. 12, 15, 23 eIDAS-VO
Hierbei handelt es sich um eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht (Art. 3 Nr. 12, 15, 23 eIDAS-VO). Diese Zertifikate können nur von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter ausgestellt werden. In Deutschland werden diese durch die Bundesnetzagentur verifiziert. Eine Liste der durch die Bundesnetzagentur zugelassenen Vertrauensdienstanbieter ist auf der Seite der Bundesnetzagentur abrufbar.
In der Praxis handelt wird eine qualifizierte elektronische Signatur meistens durch Signaturkarten mit entsprechenden Lesegeräten umgesetzt.
Ein Beispiel ist das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA). Häufig ist hier eine zusätzliche Hardware nötig die kostenintensiv ist. Zusätzlich kann dieses Verfahren nur auf eine natürliche Person zugelassen werden. Diese Signatur ersetzt die Schriftform, da sie die Anforderungen des § 126a BGB erfüllt. In § 126a BGB wird die elektronische Form geregelt und wird als Alternative zur Schriftform zugelassen. Wirksam wäre diese Art der Signatur nur dann nicht, wenn sich aus dem Gesetz etwas anderes ergibt und höhere Anforderungen wie z.B. eine notarielle Beglaubigung erforderlich sind.

2.    Anwendungsfall: Internationale Verträge
Bei internationalen Verträgen sind immer die jeweils einschlägigen Regelungen zu beachten. Innerhalb der EU herrscht aber aufgrund der eIDAS-VO eine einheitliche Rechtslandschaft, sodass man hier von einer Rechtssicherheit ausgehen kann.
In anderen Ländern kann dies aber durchaus anders ausfallen. Hier gilt es stehts eine Einzelfallprüfung vorzunehmen.

3.    Wichtige Ausnahme: das Arbeitsrecht
Eine wichtige Ausnahme von den obigen Ausführungen stellen Verträge aus dem Arbeitsrecht dar. Arbeitsverträge unterliegen an sich keinem Formzwang und könnten daher eigentlich auch mit einer elektronischen Signatur rechtsverbindlich geschlossen werden.
Es gibt aber viele Einzelfälle im Arbeitsrecht, die doch unter dem Formzwang der Schriftform fallen. Hierunter fallen zum Beispiel: nachvertragliche Wettbewerbsverbote und Verträge im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung. In diesen Fällen ist alleine eine rechtverbindliche Unterzeichnung durch eine qualifizierte elektronische Signatur möglich.
Zusätzlich muss im Arbeitsrecht aber noch beachtet werden, dass in manchen Fällen ein elektronischer Vertragsschluss in jeder Form ausgeschlossen ist. Beispiele hierfür sind Kündigungen, Aufhebungsverträge und Angaben nach dem Nachweisgesetz.

4.    Datenschutzrechtliche Relevanz
Durch eine elektronische Signatur werden personenbezogene Daten verarbeitet. Daher müssen auch immer datenschutzrechtliche Erwägungen angestellt werden.
Vor allem wenn Dritte wie zum Beispiel Dienstleister involviert sind ist eine tiefergehende Prüfung notwendig.
In Fällen in denen man sich eines Dienstleisters zur technischen Umsetzung bedient wird häufig ein Auftragsverarbeitungsverhältnis vorliegen. Hierfür wird also der Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung erforderlich sein. In diesen Fällen ist auch immer zu prüfen, ob durch den Dienstleister eine Verarbeitung in Drittstaaten erfolgt wird. Dies ist stehts kritisch zu sehen und erfordert weitere vertragliche und tatsächliche Maßnahmen.
Je nach Ausgestaltung kann bei einer qualifizierten elektronischen Signatur aber auch eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO in Frage kommen. Auch hier ist stehts eine Einzelfallprüfung vorzunehmen. Zusätzlich muss beachtet werden, dass auch die Vertragspartner im Rahmen der Informationspflichten über diese Datenverarbeitung informiert werden müssen.
Des Weiteren muss die Verarbeitung in ein Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO eingearbeitet werden.

5.    Fazit
Abschließend kann man daher sagen, dass durch einen elektronischen Vertragsschluss vieles vereinfacht werden kann. Als Unternehmen muss man aber immer individuell nach seinen Ansprüchen prüfen, welche Signaturform am besten passt und auch die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt. Ein kompletter Umstieg auf elektronische Signaturen erscheint im Moment aber noch als Praxisfern.

Quellen: Voigt/Herrmann/Danz: Die elektronische Signatur und ihre Einsatzmöglichkeiten für digitale Vertragsschlüsse  NJW 2020, 2991
https://www.skwschwarz.de/details/digitale-signaturen-in-ihrem-unternehmen (Aufgerufen am 26.03.2023)

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