Datenschutzrechtliche Anforderungen beim Einsatz von KI

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die Entgeltgleichheit zwischen Frauen und Männern ist kein neues Thema aber ab 2026 wird es für Unternehmen deutlich konkreter. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie kommen umfassende neue Pflichten auf Arbeitgeber zu. Höchste Zeit, sich damit auseinanderzusetzen.

 

Was ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?

Die Richtlinie (EU) 2023/970, kurz Entgelttransparenzrichtlinie (ETRL), ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten. Ihr Ziel: Den Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit" endlich wirksam durchzusetzen und die geschlechtsspezifische Entgeltlücke zu schließen.

Die Richtlinie geht deutlich über das bisherige deutsche Entgelttransparenzgesetz von 2017 hinaus. Dieses galt bislang nur für Unternehmen ab 200 Beschäftigten und zeigte in der Praxis wenig Wirkung. Künftig müssen Arbeitgeber nicht nur Auskunft über Gehälter erteilen, sondern auch aktiv Entgeltlücken analysieren, öffentlich berichten und bei ungerechtfertigten Unterschieden Abhilfe schaffen.

 

Für wen gilt die neue Richtlinie?

Der Anwendungsbereich der Richtline erfasst fast alle Arbeitgeber in der EU.
Die Richtlinie unterscheidet aber nach Unternehmensgröße aber alle Unternehmen müssen künftig individuellen Auskunftsansprüchen von Beschäftigten und Bewerbern nachkommen.
Unternehmen ab 100 Beschäftigten müssen sogar regelmäßig über ihr geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle berichten. Ab 250 Beschäftigten gilt hierfür eine jährliche Berichtspflicht. Bei 100 bis 249 Beschäftigten gilt diese Pflicht nur alle drei Jahre. Wichtig für kleinere Unternehmen ist dabei, dass die bisherige 200-Mitarbeiter-Schwelle entfällt. Auch kleinere Unternehmen müssen sich daher mit dem Thema Entgelttransparenz aktiv auseinandersetzen.

 

Wann kommt das deutsche Umsetzungsgesetz?

Die EU-Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen. Deutschland hat dabei schon den ersten Schritt gemacht. Im Koalitionsvertrag wurde eine „bürokratiearme" Umsetzung versprochen. Eine Expertenkommission hat im November 2025 Vorschläge vorgelegt, Anfang 2026 soll der Gesetzentwurf folgen.

Das bestehende Entgelttransparenzgesetz soll demnach entsprechend novelliert werden. Mit dem finalen Gesetzestext ist im Laufe des Jahres 2026 zu rechnen. Die Anforderungen der Richtlinie gelten dann aber in jedem Fall ab dem Stichtag.
Unternehmen sollten aber nicht auf den Gesetzentwurf warten. Die Grundzüge stehen fest und die Vorbereitung braucht Zeit. Daher macht es Sinn, schon jetzt zu handeln.

 

Welcher Handlungsbedarf besteht für Unternehmen?

Unternehmen können sich schon jetzt auf die Anforderungen aus der Entgelttransparenzrichtline vorbereiten. Dabei ist ein strukturiertes vorgehen durchaus sinnvoll.

Unternehmen benötigen einen vollständigen Überblick über Ihre Gehaltsstrukturen. Immer aufgeschlüsselt nach Geschlecht, Tätigkeiten, Entgeltbestandteilen (Grundgehalt, Boni, Zulagen etc.) und Beschäftigtengruppen. Viele mittelständische Unternehmen haben diese Daten nicht in der erforderlichen Detailtiefe vorliegen.

Die Richtlinie verlangt geschlechtsneutrale Kriterien für die Vergütung. Es sollte daher immer geprüft werden ob die Gehaltsstrukturen nachvollziehbar sind, ob es objektive Bewertungssysteme für Positionen und Tätigkeiten gibt und wo Gehälter individuell verhandelt werden und welche Diskriminierungsrisiken dabei entstehen können.

Beschäftigte und Bewerber haben künftig weitreichende Auskunftsrechte. Unternehmen brauchen klare interne Abläufe. Hierbei sollten folgende Punkte beachtet werden: Wer bearbeitet Anfragen? Wie werden Vergleichsgruppen gebildet? Wie wird sichergestellt, dass Antworten innerhalb der Zwei-Monats-Frist erfolgen?

Ab 100 Mitarbeitern, müssen Unternehmen regelmäßig Berichte erstellen. Diese enthalten detaillierte Angaben zur Gender Pay Gap, aufgeschlüsselt nach Beschäftigtengruppen und Entgeltbestandteilen. Die Berichte sind der Belegschaft, dem Betriebsrat und auf Anfrage auch Behörden zugänglich zu machen.
Bei einer Lücke von über 5 Prozent, die nicht objektiv begründbar ist, startet ein verpflichtender Prozess zur gemeinsamen Analyse mit der Arbeitnehmervertretung, Ursachenforschung, Maßnahmenplan und eine Beseitigung innerhalb von sechs Monaten.

 

Welche Rechte erhalten Beschäftigte und Bewerber?

Die Richtlinie stärkt die Position von Arbeitnehmern erheblich. Jeder Mitarbeiter kann künftig jährlich Auskunft verlangen über:

• Das eigene individuelle Entgelt (aufgeschlüsselt nach Bestandteilen)
• Die durchschnittlichen Entgelthöhen von Kollegen mit gleicher oder gleichwertiger Tätigkeit
• Diese Vergleichswerte müssen nach Geschlecht getrennt ausgewiesen werden

Die Auskunft muss schriftlich erfolgen und innerhalb von zwei Monaten erteilt werden.
Zu beachten ist dabei, dass diese Rechte unabhängig von der Unternehmensgröße gelten.

Aber auch bereits im Bewerbungsprozess müssen Unternehmen künftig Transparenz schaffen:

• Einstiegsgehalt oder Gehaltsspanne müssen in Stellenanzeigen oder vor dem Vorstellungsgespräch kommuniziert werden
• Arbeitgeber dürfen nicht mehr nach dem bisherigen Gehalt von Bewerbern fragen

Fühlt sich ein Beschäftigter diskriminiert, profitiert er von mehreren Neuerungen. Zum einen gilt dann eine Beweislastumkehr. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt. Zusätzlich besteht auch ein Verbandsklagerecht. Gewerkschaften und Gleichstellungsstellen können stellvertretend klagen. Bei Verstößen drohen den Unternehmen dann auch unter anderem Bußgelder und Schadensersatzansprüche.

 

Was droht bei Verstößen gegen die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?

Die Richtlinie sieht spürbare Sanktionen vor. Die EU spricht von „wirksamen, verhältnismäßigen und abschreckenden" Maßnahmen. Die Mitgliedstaaten müssen daher in der Umsetzung auch Geldbußen einführen. Die konkrete Höhe legt das deutsche Umsetzungsgesetz fest, aber sie soll deutlich über symbolischen Beträgen liegen. Zum Vergleich: Datenschutzverstöße können mit bis zu 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden. Eine ähnliche Größenordnung ist denkbar.

Diskriminierte Beschäftigte haben aber auch Anspruch auf Nachzahlung der Entgeltdifferenz. Je nach Dauer der Benachteiligung können hier erhebliche Summen zusammenkommen. Zudem sind Entschädigungen für immaterielle Schäden möglich.

Entgelttransparenzberichte werden zugänglich gemacht, Verstöße können medial thematisiert werden. Auch das kann erhebliche Nachteile für ein Unternehmen mit sich bringen.

 

Entgelttransparenz vs. Datenschutz: Wo sind die Konflikte?

Gehaltsdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen der DSGVO. Die Transparenzanforderungen der Richtlinie stehen teils in Spannung zum Datenschutz.
Wenn ein Mitarbeiter Auskunft über Vergleichsgehälter erhält, können, insbesondere in kleinen Vergleichsgruppen, individuelle Gehälter erkennbar werden.

Das bisherige deutsche Entgelttransparenzgesetz hatte deshalb eine Sechs-Personen-Grenze: Nur wenn mindestens sechs Beschäftigte des anderen Geschlechts die Vergleichstätigkeit ausüben, wurde Auskunft erteilt. Diese Regelung schützte die Privatsphäre, führte aber dazu, dass der Auskunftsanspruch oft leerlief.

Die ETRL verzichtet auf starre Mindestschwellen, sieht aber in Artikel 12 Absatz 3 einen Schutzmechanismus vor. Droht die indirekte Offenlegung individueller Gehälter, können Mitgliedstaaten vorsehen, dass die sensiblen Informationen nicht direkt an den Anfragenden, sondern an eine neutrale Stelle gehen, etwa den Betriebsrat, die Gleichstellungsstelle oder eine Aufsichtsbehörde. Diese berät den Betroffenen über mögliche Diskriminierung, ohne konkrete Gehälter zu nennen.

Unternehmen müssen bei der Umsetzung deshalb mehrere DSGVO-Grundsätze beachten:

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung von Entgeltdaten zur Umsetzung der Richtlinie ist rechtmäßig (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - rechtliche Verpflichtung).
Zweckbindung: Gehaltsdaten dürfen ausschließlich für Zwecke der Entgelttransparenz genutzt werden und nicht für andere HR-Analysen oder Benchmarking-Projekte.
Datenminimierung: Unternehmen sollten nur die wirklich erforderlichen Daten erfassen.
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs): Gehaltsdaten sind hochsensibel. Unternehmen sollten sie daher durch Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und klare Berechtigungskonzepte schützen. Nicht jeder in der Personalabteilung braucht Zugriff auf alle Gehaltsinformationen.
Informationspflichten: Beschäftigte müssen über die Verarbeitung ihrer Entgeltdaten informiert werden.

Ein besonderer Punkt: Wenn der Betriebsrat Zugang zu Entgeltdaten erhält, greifen Verschwiegenheitspflichten nach § 79 BetrVG. Betriebsräte müssen ausdrücklich auf die Vertraulichkeit hingewiesen werden und dürfen die Daten nicht für andere Zwecke nutzen.

 

Muss eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden?

Es ist keine Pflicht, aber dringend zu empfehlen.

Vorteile einer Betriebsvereinbarung:

Die Richtlinie sieht explizit die Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung vor. Dies gilt insbesondere bei der vertieften Entgeltbewertung (bei Lücken über 5 Prozent). Auch die Berichterstattung soll unter Einbindung des Betriebsrats erfolgen.
Eine Betriebsvereinbarung kann regeln:

• Verfahren für Auskunftsansprüche: Wie werden Anfragen bearbeitet? Welche Fristen gelten intern?
• Bildung von Vergleichsgruppen: Nach welchen Kriterien werden gleichwertige Tätigkeiten definiert?
• Berichterstattung: Welche Daten werden erhoben? Wie wird der Bericht erstellt und kommuniziert?
• Datenschutz: Wie wird die Vertraulichkeit gewahrt? Wer hat Zugriff auf welche Informationen?
• Entgeltbewertung: Welche Kriterien gelten für die Eingruppierung und Vergütung?

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats:

Nach deutschem Recht hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei Fragen der Entlohnungsgrundsätze (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG). Die Umsetzung der Entgelttransparenz berührt diese Rechte unmittelbar. Ein neues Mitbestimmungsrecht entspringt aber nicht aus der Entgelttransparenzrichtline.
Eine einvernehmliche Betriebsvereinbarung schafft trotzdem Rechtssicherheit, verhindert Konflikte und zeigt den Beschäftigten, dass das Thema im Unternehmen ernst genommen wird. Zudem erleichtert sie die gemeinsame Entgeltbewertung, falls diese erforderlich wird.

Auch wenn es keinen Betriebsrat gibt verlangt die Richtlinie eine Form der Arbeitnehmervertretung. Der deutsche Gesetzgeber wird hierfür Lösungen finden müssen. Möglich wäre etwa die Einbindung von Gewerkschaften oder temporär bestellten Vertrauenspersonen. Für mittelständische Unternehmen ohne Betriebsrat bleibt abzuwarten, wie das Umsetzungsgesetz diese Frage konkret regelt.

 

Fazit: Jetzt handeln statt abwarten

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist mehr als ein bürokratisches Ärgernis, sie ist eine Chance, Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Faire, transparente Vergütungsstrukturen stärken die Mitarbeiterbindung, verbessern die Arbeitgebermarke und minimieren rechtliche Risiken.